運用OTPR結合寫作技巧，1個月完成7篇筆記文的方法
本篇筆記是「商維思維學院21天學習挑戰賽」系列文的第7篇筆記文。早在規劃7篇部落格寫作挑戰賽前，就想留一篇額度寫「OTPR」主題。想了想，決定把第7篇文章貢獻給OTPR敏捷工作法，順便紀錄如何運用OTPR和專案管理的觀念，完成1個月7篇筆記文的實作過程以及分享寫作技巧。
什麼是OTPR-敏捷工作法？
OTPR即是「敏捷工作法」的執行項目，由4個英文字的字首總合，這4個英文字也各自代表1個具體項目，分別是：目標管理(Objective/OKR)、時間管理(Time Management)、專案管理(Project Management)、回顧與覆盤(Retrospective)。
每個細項的執行重點，簡述如下。
O(目標管理)：以OKR 訂定符合 SMART原則的目標
OKR則是Objective、Key Result的縮寫，意指訂出目標之後，也必須設定承接目標的「關鍵結果」。此外，無論是目標或結果，都須符合「SMART」原則。SMART則是另外5個英文字的縮寫，分別是Specific(具體的)、Meseaurable(可衡量的)、Achievable(可達成的)、Relevant(相關的)、Time-bound(有時限的)。
兩者結合後，能協助我們更具體訂出目標和設定對應的關鍵結果，且兩者皆須有數字、有期限，如此才能衡量和追蹤進度。
以「一個月完成7篇文章，每篇800字以上」這個目標來說，「一個月」就是時限，「7篇文章」就是具體且可衡量的產出，而「關鍵結果KR」則是需往下做拆分的部分，例如：平均1週完成2篇文章，連結4週。當這樣往下拆開事項時，就能更明確掌控寫文章的節奏。
此外，這個目標剛好能同時達成我今年的另外兩個寫作目標：
- 去年聽了林育聖老師的講座《以寫作維生需要犧牲什麼？》，後來有整理心得，並給自己定下寫作主題限制，即「練習寫出3篇講座筆記文」
- 參與商業思維學院的「一起穩定輸出小組」，自訂個人寫作目標：一個月寫2-3篇文章
「1個月內完成7篇文章，每篇800字」這個目標相較上述兩個目標的難度還高一些，但不至於做不到，就當作是個人的寫作計畫進階挑戰，值得放手一搏。
T(時間管理)：規劃時間帳戶，安排優先順序
時間管理絕對是影響目標能否達成的關鍵因素。畢竟每個人的時間都有限，想做的事情也很多，不同事情之間也都有排擠效應。當決定目標之後，就要盡快盤點能運用的時間，提早估算目標是否能達成、是否合理，也才能提早因應。
承接上述的「一個月7篇文章」實作例子，如果要完成這個目標，須將這件事情的優先層級提高，並且盤點出能投注在這件事的時間。
報名挑戰賽之前，我已把日曆翻出來看，仔細計算能運用的時間天數。挑戰賽從2月8日開始，到3月13日截止，總共有33天，其中會有11個假日，假日是值得把握的空檔時間。
優先順序的安排：平日時間除了近期的居家整修家務事之外，其它的空檔時間優先排程給寫作。
拆解工作事項：因為要寫7篇文章，表示至少要找到7個素材。規劃每週先快速聽完至少3堂講座，從中挑選有感、有共鳴、對工作立即有幫助的2個主題，並整理成筆記文。
由於平時用業餘時間寫文章，下班能運用的時間也很有限，必須妥善規劃撰文時間。我先估算下班後的「完整時間」，扣除吃飯、做家務的時間，平日一個晚上約有0.5~1.5小時能學習和寫作，中間還需包含休息時間。商業思維學院內的一堂講座時長約1.5~2小時，如果只用下班時間學習，就會佔掉下班後的完整時間了，更別提整理想法、寫文章的時間，這樣的寫作流程絕對無法一週完成兩篇文章，必須再思考其它解決方式。
此時，線上學習不受時間和地點限制的彈性學習模式，就成了最大的優勢！
後來想到的執行策略是：「零碎時間」學習，「完整時間」寫作。
我進一步盤點出日常可用的零碎時間，包括：中午吃飯時間、晚餐時間、家務時間…等，加總後也有將近1.5小時，很適合用來聽課學習。每天善用零碎時間學習，一週也能快速聽完2-3個感興趣的主題講座，並且還有多餘的時間可回顧講座重點。
接著利用晚上0.5-1.5小時的完整時間寫初稿，或是邊聽課邊記筆記重點。每天寫一小部分，累積到週五就能寫超過800字。先達到字數門檻，心裡會比較安心。週末再利用空檔時間，慢慢潤飾成完稿。
盤點出「完整時間」、「零碎時間」，再依照時間特性，安排相應的工作事項，有助於目標的估算和推進。
P(專案管理)：有計畫就有變動，事先盤點不確定性，按表操課，再依變動調整計畫
這個階段有個關鍵技巧，亦即把執行事項「拆解成小步驟」並且流程化，將事情拆解到最小作業元素時，就能更有彈性因應突發事件。這是專案管理的一大技巧和重點。
筆記文的寫作流程拆解步驟
步驟1：聽第一遍講座，尋找寫作主題
步驟2：確認主題後，聽第二遍講座內容，複習並寫筆記
步驟3：重新再讀全篇筆記，用腦袋記下一些比較有感的段落
步驟4：放空停筆思考，梳理寫作方向和脈絡
這段期間通常不會坐在電腦前想，而是用平日空檔時段思考，例如：做家事、走路、騎車通勤、運動等非學習時段。思考時，會用腦袋安排段落主題以及初步的思考方向，再趕緊寫在筆記本或是Notion裡。
步驟5：開始下筆寫作，先寫出2-3個大標題，再填入細節
這裡有個小技巧：開始動筆寫文章時，我會先寫在Word裡。Word有字數統計的功能，能幫助我判斷是否達到800字的門檻；一旦超過800字，表示已達到最基本的字數目標，也更能放手繼續把文章寫下去。
步驟6：潤飾字句、上稿
這個步驟會遇到的不確定性是：寫作過程會常被家人中斷。
所以只要一有空檔就要趕快寫些字，必要時甚至需要先溝通，要給我半小時不受打擾的完整時間。
此外，為了確保計畫如期進行，寫作架構是可以彈性調整的部分，例如：筆記佔多一點或是個人經驗多一點。筆記內容若是既有的素材，截取重點較容易；個人經驗則需要用心挖掘素材、思考切入點，構思時間會比較長。時間充裕時，後者佔比可多一些；時間較緊湊時，前者可以多一些。
R(回顧與覆盤)：檢視計畫和實際進度的差異，根據目標修正執行計畫
覆盤採用「日覆盤、週覆盤」。
坦白說，撰寫前3篇文章時，真的花費很多時間。執行「萃取重點、轉化成自己的語言、連結經驗」這套思考和寫作流程時，會有點卡住。算是一邊掙扎前進，一邊也摸索著寫作步調，兩個假日能完成一篇文章算是極限。不過，當寫到第4、第5篇文章時，已漸漸習慣撰寫講座筆記文的思考脈絡，最後也能夠想出比較有變化的大綱架構。
每週檢視進度對於目標的達成率很有幫助，能依進度超前或落後盡快做修正。
記得228連假之前，進度只完成1篇文章，有2-3篇還只停留在草稿階段，而3月只剩下4個假日能運用，其實會有點小緊張。因此，趁著228連假積極趕進度，一次完成2篇文章和1篇草稿，截至2月底共完成3篇文章。此時，也已逐漸熟悉寫作步調。
當3月第一個週末結束時，已順利完成第4篇、第5篇文章和第6篇草稿，進度超過一半，覺得安心許多。休閒時間的額度，也能增加一些。定期檢視進度並且把過程量化，對於完成目標有極大的助益。
「訂出關鍵結果、拆解流程、安排時程」也成了最後能達成「21天7篇文章挑戰賽」的重要關鍵。
執行OTPR寫作計畫的心得
決定參加這次的21天學習挑戰時，內心沒有太多懷疑或考慮。因為7篇文章的挑戰能幫助我同時達成其它目標，包含：3篇講座筆記文、一個月3篇的文章產出。既然能達成多重目標，就值得去做。(實質獎勵是輔助動力，但不是主要目的)
實作OTPR的體驗真的很棒，也解決以前容易「想要的太多」的慣性。執行OTPR後，會更清楚時間心力的界線，也相對能聚焦在目標上。此時若有其它機會或是好玩的事出現，能懂得捨棄。因為一旦承接這些事情，另個角度來看，代表著自己正跟主目標say No。
寫講座筆記文的過程，需要花不少時間，但很值得。經過密集的寫作輸出練習，不僅能記住講座的重點，也能訓練「寫作肌」。即使最後只紀錄5-6成的重點，甚至也只有1-2個觀念能內化成自己的一部分，但已足夠幫助我們成長。
最後，謝謝商業思維學院用心舉辦21天挑戰賽，學院總是想盡辦法激勵我們學習和實作。因此，入了寶山，就不能空手回，要借力使力，讓學習成效極大化!
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